Bahan Ajar Manajemen Audit

TOPIK 1
TINJAUAN UMUM, PENGERTIAN DAN KONSEP DASAR

ARTI PENTING AUDIT

Secara mendasar, arti penting audit (importance of audit) disebabkan oleh adanya kebutuhan terhadap audit. Kebutuhan terhadap audit disebabkan oleh 2 (dua) hal pokok, yaitu : (1) kebutuhan terhadap akuntabilitas, (2) kebutuhan untuk memperbaiki/meningkatkan kinerja.

Kebutuhan Terhadap Akuntabilitas

Pada dasarnya entitas modern (business/social/state) terbentuk karena adanya kepercayaan (trust) antara pemangku kepentingan (stakeholders) disatu sisi dengan pengelola kepentingan (managements) disisi lain. Stakeholders mempercayakan sumber daya yang dimilikinya kepada Management untuk dikelola sesuai dengan yang diinginkan, dan sebaliknya.

Pola hubungan ini menimbulkan kebutuhan terhadap akuntabilitas, disatu sisi stakeholders berkepentingan untuk memastikan bahwa kepercayaan yang berikan (berupa sumber daya atau lainnya) telah dikelola dengan baik, disisi lain management berkepentingan untuk menunjukkan bahwa kepercayaan telah dikelola dengan baik sesuai dengan yang diinginkan. Medium atau mekanisme untuk menjembatani kedua kepentingan ini adalah Auditing.

Kebutuhan Untuk Memperbaiki Kinerja

Tujuan pokok eksistensi suatu entitas (business/social/state) adalah untuk menciptakan nilai secara berkelanjutan (sustainable creating value). Nilai dapat dinyatakan dalam berbagai bentuk, misalnya kesejahteraan (wealth), kualitas hidup, rasa aman, dan sebagainya. Dalam menjalankan aktifitas untuk mewujudkan tujuan, management menetapkan parameter kinerja. Parameter ini biasa dinyatakan dalam bentuk hasil yang diinginkan (planned performance/results). Tapi, tidak selamanya hasil yang diinginkan dapat direalisasikan (realized performance/results). Hal ini disebabkan oleh banyak faktor, yang secara garis besar terbagi atas faktor eksternal maupun internal.

Jika terjadi kesenjangan/perbedaan antara planned result dengan realized result, maka dibutuhkan identifikasi atas penyebab kesenjangan dan langkah-langkah perbaikan yang harus dilakukan. Identifikasi terhadap penyebab dan langkah perbaikan dapat dilakukan dengan Auditing.

FUNGSI DAN HUBUNGAN DALAM AUDIT

Dalam audit, biasanya melibat 3 pihak, yaitu : Auditor, Auditee, Audit Recipient. Interaksi ketiga pihak itu membentuk fungsi (function) dan hubungan (relationship). Herbert, menggambarkan fungsi dan hubungan ini sebagai berikut :

First Party adalah Auditor, yaitu pihak yang melakukan audit atas informasi yang disampaikan oleh Second Party, dan memberikan laporan audit kepada Third Party. Fungsi yang terbentuk dari hubungan antara Auditor dan Auditee adalah Audit Function, sedangkan antara Auditor dan Audit Recipient terbentuk Attest Function.

Second Party adalah Auditee, yaitu pihak yang menyajikan informasi dari suatu entitas dan bertanggungjawab atas informasi yang disajikan. Second Party secara organisatoris bertanggung jawab kepada Third Party. Fungsi yang terbentuk dari hubungan antara Auditee dan Audit Recipient adalah Accountability Function.

Third Party adalah Audit Recipient, yaitu pihak yang menerima pertanggungjawaban dari Auditee melalui informasi yang disajikan dan menerima laporan audit dari Auditor atas kewajaran informasi yang disajikan oleh Second Party.

Audit Function adalah fungsi pemeriksaan atas kewajaran informasi yang disampaikan oleh Auditee, Attest Function adalah fungsi pengesahan/attestasi terhadap informasi yang disajikan oleh Auditee. Accountability Function adalah hubungan pertanggungjawaban antara Auditee dengan Audit Recipient.

HAKEKAT AUDIT

Arens mengemukakan hakekat audit sebagai berikut :

“Auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas usaha yang dilakukan oleh seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang ditetapkan.”

Key word dari audit adalah :

1. Audit merupakan suatu proses, yang terdiri dari serangkaian aktivitas ;
2. Aktivitasnya berupa pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti ;
3. Entitas Usaha ;
4. Orang yang kompeten dan independen ;
5. Pelaporan.

TYPE AUDIT

Selanjutnya Arens membagi audit menjadi 3 type, yaitu : (1) Financial Audit, (2) Operational Audit, dan (3) Compliance Audit.

Financial Audit

Audit yang dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah laporan keuangan secara keseluruhan – yang merupakan informasi yang terukur yang akan diverifikasi – telah disajikan sesuai dengan kriteria-kriteria tertentu. Kriteria yang digunakan biasanya adalah “SAK”, “GAAP”, “IFRS”.

Operational Audit

Penelahaan atas bagian manapun dari prosedur dan metode operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya, serta memberikan saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi organisasi.

Compliance Audit

Audit yang dilakukan dengan tujuan untuk mempertimbangkan apakah auditee telah mengikuti prosedur atau aturan tertentu yang telah ditetapkan oleh pihak yang berwenang.

PENGERTIAN MANAGEMENT AUDIT

Ada banyak istilah yang dikemukakan oleh para ahli untuk menyebut Management Audit, yaitu antara lain : Operational Audit, Performance Audit, Program Results Audit, Management Review. Demikian juga dengan pengertian/definisi management audit, ada banyak pengertian/definisi yang dikemukakan walaupun secara esensial merujuk kepada hal yang sama. Berikut dikemukan beberapa istilah dan pengertian yang dikemukakan para ahli :

1. Dale L. Flesher Stewart Siewen :

An operational audit is an organized search for ways of improving efficientcy and effectiveness. It can be considered a form of contructive criticism.

2. Arens & Loebbeckke :

An operational audit is review of any part of organization’s operating procedures and methods for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.

3. British Insitute of Management :

Management Audit is a systematic, comprehensive, critical appraisal of the organization’s structure, management practices, and methods conducted nomally by external independence person … its primary objective is to motivate management to take action which will lead to increase efficiency and profitability of organization.

4. J.S.R Venables & KW. Impey :

Operational audit is a impartial service to operational management which give assurance when appropriate that operational objectives is valid ; that operational control information is reliable ; and that operational activities are effective and efficient. It is also an agent for change by identifying and analizing managerials problems and offering practical suggestions for improving operational effectiveness, efficiency or economy.

5. Alejendro R. Goroscope/Lindberg/Cohn :

Management audit adalah suatu tehnik yang secara teratur dan sistematis digunakan untuk menilai efektivitas unit atau pekerjaan dibandingkan dengan standar-standar perusahaan dan industri, dengan menggunakan petugas yang bukan ahli dalam lingkup objek yang dianalisis, untuk menyakinkan manajemen bahwa tujuannya dilaksanakan, dan keadaan yang membutuhkan perbaikan ditemukan.

6. Leo Herbert :

Management audit are :

a. Planning for obtaining, and evaluating sufficient relevant, material, and competent evidence.

b. by an independence auditor,

c. on the audit objective of :

• whether an entity’s management or employees have or have not accepted and carried out ;
• appropriate laws, regulations, policies, procedures, or other management standards for properly using the resources ;
• in an efficient and economical manner.

d. From this evidence on the audit objective, the auditors come to an opinion or conclusion and report to the third party,

• With sufficient evidence in the report to convince the third party that the conclusion is accurate ; and
• With a recommendation for the posibble correction of any deficiencies.

7. Allan J. Sayle :

Management Audit adalah pengujian yang independen atas bukti yang objektif, yang dilakukan oleh personel yang kompeten, untuk menentukan apakah auditee:
a. membantu atau mampu membantu perusahaan mencapai kebijakan dan tujuannya dan/atau
b. mampu membantu perusahaan memenuhi kewajiban kontraktual dan legal dan
c. mempunyai sistem manajemen yang terintegrasi melakukan hal ini dan/atau
d. efektif dalam menerapkan sistem ini.

Alasan yang mendasari dilakukannya suatu management audit adalah :

a. Untuk mendapatkan masukan yang faktual bagi keputusan manajemen ;
b. Untuk mendapatkan informasi manajemen yang netral (tidak memihak) ;
c. Untuk mengetahui secara nyata apakah perusahaan sedang menghadapi risiko;
d. Untuk mengidentifisir area kesempatan (opportunity area) ;
e. Untuk memperbaiki komunikasi dan motivasi ;
f. Untuk menilai performa individu berdasarkan fakta ;
g. Untuk menilai status dan kapabilitas peralatan perusahaan ;
h. Untuk membantu dalam pelatihan staff.

Pada saat melakukan audit, auditor harus selalu ingat bahwa keberadaannya adalah for fact finding, not fault finding.
7. Institute of Internal Auditors (IIA) :

Management Audit adalah suatu proses yang sistematis dari penilaian efektifitas, efisiensi, dan ekonomisasi operasi suatu organisasi yang berada dibawah pengendalian manajemen dan melaporkan kepada orang yang tepat hasil dari penilaian beserta rekomendasi untuk perbaikan.

Dari beberapa pengertian Management Audit diatas dapat ditarik beberapa key word yaitu sebagai berikut :

1. Proses yang sistematis ;

Management Audit mencakup serangkaian langkah, prosedur dan metode yang logis, terstruktur dan terorganisir.

2. Pengumpulan dan penilaian bukti secara objektif.

Untuk mencapai tujuannya, Management Auditor harus mengumpulkan bahan bukti. Bahan bukti terdiri dari data dan fakta. Atas bahan bukti yang dikumpulkan, dilakukan penilaian. Penilaian didasarkan pada kriteria yang ditetapkan dan disetujui. Kriteria dapat berupa standar performa yang ditetapkan manajemen (planned performance/results), kaidah-kaidah pengelolaan yang baik (good corporate governance), praktek-praktek yang sehat (sound practises), atau kriteria lain yang dikembangkan oleh Auditor yang kontekstual dengan operasi / industri. Penilaian harus dilakukan secara objektif, dalam arti fokus pada korespondensi (link) antara data dan fakta dengan kriteria.

3. Ekonomisasi, Efisiensi dan Efektifitas.

Penilaian dilakukan untuk menentukan efektifitas, efisiensi dan ekonomisasi operasi/aktifitas. Secara sederhana, efektifitas diartikan sebagai melakukan sesuatu/hal yang benar (doing the right things), efisiensi diartikan sebagai melakukan sesuatu/hal dengan benar (doing the things right), dan ekononomisasi diartikan dengan melakukan sesuatu dengan murah (doing the things cheap).

4. Mengidentifikasi kekurangan / kelemahan.

Dari penilaian yang dilakukan, auditor mengidentifikasi kekurangan/kelemahan, menemukan dan menganalisis penyebab kekurangan / kelemahan.

5. Mengembangkan Rekomendasi Perbaikan, Rencana Tindakan dan Tindak Lanjut.

Setelah mengidentifikasi kekurangan/kelemahan, menemukan dan menganalisis penyebab kekurangan / kelemahan, auditor mengidentifikasi area perbaikan (improvement spot/area), mengembangkan rekomendasi perbaikan, menyusun rencana tindakan (action plan) dan tindak lanjut (follow-up)

6. Pelaporan.

Laporan ditujukan kepada pihak yang berkepentingan, dalam hal ini yaitu pihak yang memberikan penugasan. Pihak ini dapat berupa pemilik perusahaan, dewan komisaris atau manajemen perusahaan.

TUJUAN DAN KHARAKTERISTIK MANAGEMENT AUDIT

Tujuan dan kharakteristik Management Audit dapat diidentifikasikan sebagai berikut :

1. Manajement Audit bertujuan untuk memberikan informasi mengenai efektifitas, efisiensi dan ekonomisasi suatu unit fungsi/organisasi secara keseluruhan ;

2. Pengevaluasian dilakukan berdasarkan bukti-bukti (data & fakta) dan kriteria.

Kriteria dapat berupa :

a. Undang-Undang dan Peraturan Pemerintah ;
b. Standar Perusahaan :
• Visi, Misi, Tujuan, Strategy, Rencana dan Program ;
• Kebijakan, prosedur, dan metode ;
• Struktur organisasi ;
• Anggaran ;
c. Standar dan Praktek Industri ;
d. Prinsip-prinsip organisasi dan manajemen ;
e. Praktek-praktek manajemen yang sehat (sound practices), proses dan teknik yang dilakukan oleh perusahaan yang maju. Jika perusahaan tidak memiliki standar, pemikiran dan falsafah pimpinan dapat digunakan sebagai kriteria.

3. Management Audit bersifat investigatif.

4. Objek pemeriksaan dapat berupa unit atau bagian tertentu dari organisasi atau meliputi semua aspek organisasi.

5. Management Auditing dapat diarahkan ke keseluruhan atau salah satu departemen / divisi dalam organisasi ;

6. Management Audit dapat dilakukan oleh Akuntan dan Non Akuntan. Tergantung ruang lingkup dan fungsi yang diaudit ;

7. Hasil Management Audit berupa usulan / rekomendasi untuk perbaikan perusahaan ;

8. Management Audit fokus pada upaya penilaian terhadap ekonomisasi, efisiensi dan efektifitas ;

KONDISI / SAAT DIBUTUHKANNYA MANAGEMENT AUDIT

Umumnya Management memerlukan atau menugaskan pelaksanaan Management Audit jika management atau organisasi menghadapi masalah sebagai berikut, antara lain :

1. Perusahaan mengalami penurunan laba/kerugian secara terus menerus;

2. Terjadinya employee turn over yang signifikan/tinggi ;

3. Kinerja / performa suatu unit / bagian / organisasi dibawah standar ;

4. Adanya kebutuhan untuk menemukan suatu wilayah / area yang mana penghematan biaya yang detil dan penelitian efektifitas dan efisiensi akan membawa hasil yang baik ;

5. Adanya indikator bahwa aspek manajemen operasi atau kegiatan atau pekerjaan tertentu menuntut adanya perbaikan ;

6. Adanya suatu indikasi bahwa laporan mengenai masalah yang signifikan dalam area fungsional, operasional, tidak mengungkap semua data dan fakta ;

7. Adanya suatu rencana untuk mengakuisisi usaha atau perusahaan lain dan perlu mengetahui masalah yang akan dihadapi oleh perusahaan tersebut dan prospek masa depannya.

8. Alasan lainnya sesuai permasalahan dan solusi yang diinginkan manajemen.

PERBEDAAN FINANCIAL AUDIT DENGAN MANAGEMENT AUDIT

Jika dikomparasi dengan Financial Audit, maka ditemukan beberapa perbedaan antara management Audit dengan Financial Audit. Perbedaan tersebut dapat diidentifikasikan dan ditabulasikan sebagai berikut :

Aspek
Perbedaan

Financial Audit
Management Audit

Tujuan
Menyatakan pendapat atas kewajaran penyajian Laporan Keuangan
Menilai dan membuat usulan / rekomendasi perbaikan atas efisiensi, efektifitas dan ekonomisasi operasi.

Ruang Lingkup
Data / Catatan / Laporan Keuangan

Operasi dan Fungsi

Orientasi
Masa Lampu / Historical
Masa Lampau, Masa Sekarang dan Masa Yang Akan Datang

Standar/Kriteria Penilaian
Terbatas pada Prinsip-Prinsip Akuntansi yang Lazim (SAK, GAAP, IFRS)

Luas, Prinsip-Prinsip Operasi, Manajemen, Good Corporate Governance, Sound Practices, dsb

Metode
Terbatas, Standar Pemeriksaan Akuntan Publik (SPAP)
Luas, Teknik Operasi, Managemen, Produksi, Rekayasa, dsb

Presisi
Definitif
Relatif

Users
Pihak External ; Shareholder, Pemerintah, Masyarakat
Umumnya Internal, seperti Manajemen, Shareholders

Realisasi
Aktual
Potensial

Sifat
Mandatory by law or regulation
Optional, Prerogatif Management or Shareholder

Sejarah
Sudah lama (tua)
Relatif baru, terutama sejak adanya pendekatan sistem (Systems Approach)

Katalisator
Tradisi
Berdasarkan permintaan Pimpinan (management/ shareholder)

Frekuensi
Teratur, paling sedikit setahun sekali
Periodik, tetapi waktunya tidak pasti.

EKONOMISASI

Secara sederhana konsep ekonomisasi dapat dinyatakan sebagai melakukan sesuatu dengan murah (doing the thing cheap). Ekonomisasi berhubungan dengan penggunaan sumber daya. Dalam kaitannya dengan konsep Input  Process  Output, ekonomisasi adalah ukuran input. Semakin kecil input yang digunakan untuk menghasilkan suatu tingkat output tertentu, maka dapat dikatakan sumber daya perusahaan telah digunakan secara ekonomis, dan sebaliknya.

EFISIENSI

Secara sederhana konsep efisiensi dapat dinyatakan sebagai melakukan sesuatu dengan benar (doing the thing right). Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasi (tekanannya pada proses), sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya. Dalam kaitannya dengan konsep Input  Process  Output, efisiensi adalah rasio antara output dengan input. Semakin besar rasio antara output dengan output, maka dapat dikatakan semakin efisien suatu operasi, dan sebaliknya.
Output (O)
Efisiensi =
Input (I)

Penerapan metode dan prosedur kerja yang benar (right methods & procedures) dan penempatan pegawai yang benar (right man) merupakan upaya untuk meningkatkan efisiensi.

EFEKTIFITAS

Secara sederhana konsep efektifitas dapat dinyatakan sebagai melakukan sesuatu yang benar (doing the right thing). Efektifitas berhubungan dengan pencapaian tujuan. Dalam kaitannya dengan konsep Input  Process  Output, efektifitas adalah ukuran output (tujuan). Jika output (tujuan) dapat diwujudkan, maka dapat dikatakan suatu operasi/ perusahaan telah berjalan efektif atau semakin sempit jarak antara hasil yang diperoleh dengan hasil yang direncanakan maka suatu operasi/ perusahaan dapat dikatakan semakin efektif dan sebaliknya.

Jika dikaitkan dengan mekanisme Input  Process  Output, Hubungan antara Ekonomisasi, Efisiensi dan Efektifitas dapat digambarkan sebagai berikut:

RUANG LINGKUP MANAGEMENT AUDIT

Sesuai tujuannya, Management Audit dilaksanakan untuk mengevaluasi ekonomisasi, efisiensi dan efektifitas organisasi serta mengidentifikasi rekomendasi perbaikan dan tindak lanjut, maka ruang lingkup Management Audit dapat mencakup setiap fungsi manajemen (Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, Pengendalian) maupun setiap fungsi perusahaan, seperti :

1. Fungsi Pemasaran ;
2. Fungsi Operasi & Produksi ;
3. Fungsi Sumber Daya Manusia ;
4. Fungsi Keuangan & Administrasi ;
5. Fungsi Pengelolaan Lingkungan ;
6. Fungsi Manajemen Kualitas ;
7. dan sebagainya tergantung pada fungsi yang ada pada perusahaan.

Categories: Akuntansi Manajemen | Tags: , , | Tinggalkan komentar

Navigasi pos

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

Blog di WordPress.com.

%d blogger menyukai ini: